Kartoituksen tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin ohjeita

Vuodenvaihteen molemmin puolin monissa seuroissa suunnitellaan tulevaa toimintaa. Yksi olennainen osa on seuran kartoitussuunnitelman päivittäminen. Siihen liittyy seuraavina vuosina kartoitettavien maastojen valinta ja niiden keskinäinen kartoitusjärjestys. Kilpailukartat on saatava ajallaan valmiiksi ratamestarityötä ja valvontaa varten ja muutkin kartat ajoissa ennen niiden suunniteltua ensikäyttöä.

Mistä sitten tekijät kartoille ja miten? Liiton karttaryhmä julkaisee kartoitustarjouskilpailujen ja kartoitussopimuksien tarjouspyyntöohjeet:

Suunnistuskartoituksen tarjouspyynnöt ja kartoitussopimukset

Suunnitelma – tarjouskilpailu – sopimus

Ilman karttaa ei voi järjestää suunnistuskilpailua eikä muita suunnistustapahtumia. Seurojen karttatuotannon tulee perustua usean vuoden ennakkosuunnitteluun. Seuran kartoitussuunnitelmassa mietitään tulevien 3-4 vuoden kartoitettavat kilpailumaastot ja varmistetaan ajantasaisten karttojen määrä ja laatu myös harjoittelua ja kuntosuunnistustapahtumia varten. Suunnitelmaan sisältyy myös kustannus- ja rahoitusarvio.

On huomattava, että kartanvalmistus kestää tilauksesta lopputuotteeseen asti useimmiten noin vuoden. Näin ollen kartoittajien kanssa on sovittava tulevien karttojen valmistamisesta riittävän ajoissa.

Mikäli seuralla ei ole vakituista kartantekijää, on tarpeen pyytää tarjous vähintään yhdeltä kartoittajalta. Tarjouspyynnön sisältövaatimukset kasvavat, kun seura kilpailuttaa kartoitustyön usealla kartoittajalla. Tärkeätä on, että kartoittajat voivat tarjouspyynnön perusteella antaa yhdenvertaiset ja vertailukelpoiset tarjoukset.

Tarjouspyyntömalli (.doc)

Saatuaan tarjoukset seura vertailee niitä ja tekee päätöksen. Kokonaishinnan edullisuusvertailun lisäksi painoarvoa on annettava myös kartoittajan kokemukselle ja ammattitaidolle. Lopullinen tilauspäätös syntyy oikeastaan vasta sitten, kun kartoitussopimus on allekirjoitettu.

Seuran tulee ilmoittaa kaikille tarjouksen jättäneille päätöksestään mahdollisimman pian, jotta tarjouskilpailun hävinneillä on mahdollisuus tarjota muita töitä muille tilaajille. Seuralla ei ole velvollisuutta ilmoittaa tilaushintaa ja tarjousten muuta sisältöä, mutta kohteliasta se on, jos joku tarjoajista niitä kysyy.

Valitun kartoittajan kanssa on erittäin suositeltavaa tehdä kirjallinen kartoitussopimus, jotta seura tilaajaosapuolena ja kartoittaja työn tekijänä tietävät työn aikataulun, hinnan ja monet muut seikat. Tarjouskilpailu ja sopimus tuovat selvää jämäkkyyttä kartoitushankkeeseen muun muassa rahoittajan eli yleensä kunnan suuntaan. Ilman kirjallista sopimusta molemmat osapuolet saattavat joutua vaikeaan tilanteeseen mahdollisten erimielisyyksien ilmetessä.

Kartoitussopimusmalli (.doc)

Mistä tarjoajat?

Kartoittajia voi tiedustella esimerkiksi alueen karttavalvojalta tai liiton karttavastaavalta.

Kartoituksen kokonaisaikataulu

Tarjouskilpailun ajankohta kannattaa miettiä tarkasti.  Kartoittajilla on parhaiten aikaa tarjousten tekemiseen vuodenvaihteen molemmin puolin, jolloin kartoittajat muutenkin kokoavat tulevalle sulalle kaudelle töitä ja aikatauluttavat ne seuroille sopivaan järjestykseen. On huomattava, että pohja-aineiston saamiseen menee oma aikansa. Tavoitteena seuroissa tulisi olla, että kartoitus tehdään ainakin lähes valmiiksi jo ensikäyttötapahtumaa edellisenä vuotena. Kevätkilpailukarttojen osalta tämä on luonnollisesti välttämätöntä, mutta tarpeen myös myöhemmin käytettävien karttojen osalta.

Seuraavassa on esimerkkejä aikatauluista. Esimerkit ovat ehdottomia minimiaikatauluja, jotka eivät salli minkäänlaisia viivästyksiä missään vaiheessa. Mikäli kartoitettava alue on erityisen suuri, on esitetyn aikataulun aloitusta tarpeen aikaistaa vähintään yhdellä vuodella.

Liian tiukkaan vedetty aikataulu saattaa aiheuttaa esim. kilpailun ratojen laadintaan ja ratavalvontaan viivästymistä ja kiirettä. Mikäli näitä vaativia töitä joudutaan tekemään kiireessä, virheiden mahdollisuus kasvaa huomattavasti. Maastokartoitus ei onnistu kiireellä koskaan.

Pohja-aineisto

Kriittisin kohta on varmistaa pohja-aineiston toimitusaikataulu ajoissa. Stereokartoittajia maassamme on kovin vähän ja heillä on tilauskantaa koko ajan. Maanmittauslaitoksen laserkeilausaineistosta seuran omat OCAD-osaajat pystyvät tuottamaan pohja-aineiston käyrästön sekä selkeiden kuviorajojen, teiden ja vesistöjen osalta, mutta nuo eivät välttämättä kartoittajalle riitä.

Asemakaavoitetuista taajamista ja niiden lähialueilta löytyy pohjakartta usein kunnasta. Kuntien pohjakarttojen taso vaihtelee huomattavasti. Osa kunnista ei ole uudistanut pohjakarttojaan 30 vuoteen ja osa pitää karttojaan ajan tasalla ja sellaisessa muodossa, että niistä voidaan kääntää pohja-aineisto OCADiin. Ote pohjakartasta sekä tieto ortoilmakuvien saatavuudesta on tarpeen lähettää tarjouspyynnön liitteenä.

Tarjouspyynnössä on tarkoin määriteltävä pohja-aineisto, josta tarjousta pyydetään:
a) stereokartoitus
b) laserkäyrät ja muu tieto stereokartoituksena
c) laserkäyrät ja muu tieto laserkeilausaineistosta
d) pelkät laserkäyrät

Pohja-aineiston tarjoukseksi ei voi hyväksyä pelkkiä laserkäyriä, jos tarjouspyynnössä halutaan stereokartoitusta.

Vastaavasti jos pyydetään uutta kartoitusta eli ensikartoitusta uudelta pohja-aineistolta, niin ei voida hyväksyä aiemman kartan ajantasaistustyötä tarjoukseksi.

Kartoitettavan alueen määrittely

Usein pyydetään tarjouksia reilusti suuremmalta alueelta kuin lopulta tilataan. Jos tilaus muuttuu merkittävästi tarjouspyynnössä määritellystä, pitäisi järjestää uusi tarjouspyyntökierros. Tämä olisi kaikkien osapuolien etu. On ollut tapauksia, joissa on pyydetty jopa 30 km2 laajuista kartoitusta, jolloin osa mahdollisista tarjoajista ei kiinnostunut työstä. Lopulta oli tilattu vain 10 km2 siltä kartoittajalta, joka tarjosi edullisimmin alkuperäistä suurta aluetta. Tämä on väärin niitä kohtaan, jotka luovuttivat alkuvaiheessa liian suuren alueen takia. Uudet tarjoukset olisi tullut pyytää todellista työmäärää vastaavana.

Oheistyöt

Tarjouspyynnössä tai sopimuksessa pitää määrittää myös muita mahdollisia kartoitustyöhön liittyviä vaiheita:
– Miten kartoittajan odotetaan osallistuvan ratamestarin ja valvojien yhteistyöhön ja yhteydenpitoon? Hinta tällekin on hyvä huomioida. Tämä seikka korostuu etenkin arvokilpailujen karttojen valmistuksessa.
– Miten tehdään ja kuka tekee loppuvaiheen karttapäivitykset ja mahdolliset laatuun liittyvät korjaukset. Mikä on niiden hinta ja kenellä on vastuu?
– Tehdäänkö samasta kartta-alueesta useita kartta-arkkeja ja niille kaikille ulkoasut?
– Tekeekö tilaaja itse kaikki loppuviimeistelyt, ulkoasut ja toimittaako tilaaja kartan painoon vai suorittaako kartoittaja nämäkin työvaiheet?