EU:n tietosuoja-asetus GDPR astuu voimaan 25.5.2018, kun asetuksen siirtymäaika umpeutuu. Tietosuoja-asetuksen piirissä ovat kaikki yritykset ja organisaatiot, jotka käsittelevät yksityishenkilöiden henkilötietoja. Eli asetus koskee myös kaikkia suunnistusseuroja.
Asetuksen voimaantuloa on valmisteltu Suunnistusliitossa. Tähän mennessä työn alla on ollut muun muassa seuraavia toimenpiteitä: Vanhentuneita rekistereitä on poistettu, kaikki käytössä olevat rekisterit on luetteloitu ja dokumentoitu, omista rekistereistä päivitetään tietoselosteet, IRMA:an tehdään tietoturvaan liittyviä parannuksia ja seuroille valmistellaan ohjeistusta.
Mitä suunnistusseurojen tulee tehdä ensi vaiheessa?
Ensimmäisenä seuran on hyvä selvittää, millaisia tietoja on henkilöistä kerätty, missä tietoja säilytetään ja miten ja kuka niitä käyttää. Seuran hallussa ja käytössä on rekistereitä eri paikoissa ja niiden käyttötarkoituskin voi olla välillä epäselvä.
Tarpeellisen tiedon tietoturva on laitettava kuntoon. Seura kerää henkilötietoja jäseniltä ja toimintaan osallistuvilta. Oleellista on pohtia tietojen käyttötarkoitus, eli tietoa voidaan kerätä vain, jos tiedon käytöllä on perusteltu syy. Käyttötarkoitus kerrotaan henkilöille tietoa kerättäessä ja tätä kerättyä tietoa käytetään vain tähän etukäteen määriteltyyn tarkoitukseen. Henkilötiedot tulee säilyttää niin, että niihin ei pääse käsiksi ulkopuoliset. Henkilötietoja kerätään jäseniltä ja toimintaan osallistuvilta.
Suunnistusseurassa jokaisen henkilötietoja käsittelevän pitää ymmärtää oma vastuunsa yksityisyyden suojelijana. Lopuksi, kun henkilötietojen käyttötarkoitus on päättynyt, tunnistettavat tiedot tulee hävittää. Tärkeää on, että tiedot tulee hävittää isoin osin jo aiemmin henkilön sitä vaatiessa.
Urheilun käytännesääntö
Vuoden 2018 aikana tietosuoja-asetuksen soveltamisen yksityiskohdat selviävät. Urheilulle tärkeitä soveltamisohjeita kirjataan Urheilun omaan käytännesääntöön, joka ilmestyy mahdollisimman pian vuoden 2018 loppupuoliskolla. Aikataulua hieman hidastaa kansallisen lainsäädännön valmistuminen ja tietosuojavaltuutetun toimiston iso työnsarka asetuksen toimeenpanon koordinoinnissa. Kaikki ei ole valmista 25.5.2018, mutta maalaisjärjellä selvitään hyvin näissä tietosuoja-asioissakin.
Urheilun käytännesäännössä otetaan kantaa esimerkiksi lähtö- ja tuloslistojen julkaisemiseen ja muihin vastaaviin asioihin, joihin seuroilla on ollut vakiintunut käytäntö ja pitkään. Tarkoitus on, että eri lajeissa toimittaisiin keskenään vastaavalla tavalla. Tämän vuoksi on hyvä odottaa vielä urheilujärjestöjen yhteisiä linjauksia, jotta käytäntö on samanlainen eri lajeissa.
Suunnistusliitto
Suunnistusliitto seuraa aktiivisesti Olympiakomitean johdolla tehtäviä soveltamisohjeita asetukseen liittyen. Luultavimmin teemme vuoden 2018 aikana seurojen IRMA:n pääkäyttäjien kanssa sopimukset, koska järjestäessään kilpailutapahtumia seurat hyödyntävät liiton IRMA-järjestelmää.